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【面接の日程調整5パータンを網羅】正しく・失礼ない返信方法を採用担当者が全公開

更新日:

「エントリーした企業から面接日程の調整について、連絡がきたけれど、どう返信すればよいのかわからない。」
「どうすれば好印象を与えてメール返信をすることができるのかな。」

非常に悩ましい問題です。

返信メールの内容によっては、常識を採用担当者に疑われてしまうこともあり、しっかりとしたメールを返信しないと、採用担当者にネガティブな印象を与えてしまいます

でも、問題ありません。

私はこれまで上場企業の人事として約10年間、面接官を務めてきました。

面接希望者とやりとりしたメールの総数は1万通を超えます。

この記事を読めば、面接の返信のポイントを押さえた上に、社会人になってからも使えるビジネスマナーとビジネススキルを身に着けることができます

一生もののマナーとスキルを身に着けるために、ぜひ、この記事を読んでいってくださいね。

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Contents

面接日程調整メールの返信はシンプル!日付・時間・場所の候補をすり合わせるだけ

面接日程調整メールの返信はシンプルにするようにしましょう。

日付・時間・場所の候補をすり合わせるだけで良いです。

理由としては、面接候補日のすり合わせだけが面接日程確認へのメール返信の目的のためです。

実際に私が上場企業の選考内定に至った際に、使用していた例文をご紹介させていただきます。

書類選考に通った会社から送られてくる最初のメールの例文(企業から候補日を尋ねられるケース)

企業から面接日時の候補日を尋ねられるケースの例文です。

件名:一次面接選考のご案内

○○○○様

○○工業株式会社 採用担当です。
このたびは弊社求人にご応募いただき、ありがとうございました。

書類選考の結果、○○○○様には是非とも面接にお越しいただきたいと考えております。
弊社営業時間の都合上、面接をご用意できますのは
平日月曜~金曜9:00~18:00(最終受付17:00)となります。
その中でお越しいただける日時をいくつかご返信いただけますでしょうか。

面接場所:○○府〇〇市○○〇 本社ビル
持ちもの:写真つき履歴書、職務経歴書、筆記用具

面接+適性検査を行いますので、
所要時間は50~80分程度となります。

ご連絡お待ちしております。
お手数おかけしますが、宜しくお願い致します。

○○工業株式会社
採用事務局
(TEL:00-0000-0000 担当:○○)

例文:面接日程の候補日が送られてきた場合の例文(日程を会社が指定くるパターン)

企業から面接候補日の選択を求められたら、担当者宛に、面接可能な日時をこちらから提示して返信します。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。
◯◯大学の◯◯です。

書類選考通過のお知らせ、とても嬉しく思っております。

10/26(土) 17:00
10/28(月) 17:00
上記のいずれかの日程で面接選考に参加させていただきたいと思っております。
よろしくお願い申し上げます。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

送られてきた面接日程調整メール

先方にこちらから指定した日時で面接が可能だという返信が来ます。

日程を確認をよく確認し、面接選考に参加できるかどうかを最終確認します。

Re:選考のご案内(○○工業株式会社)

○○様

お世話になっております。
○○工業 採用担当者です。

下記日程での面接のご来場を、宜しくお願いします。

【日時】 10月26日(土) 17時~

【面接場所】本社:○○府○○市○○町

○○工業株式会社 採用担当者

面接日程調整メールへの返信例

企業の採用担当者に対して、面接日程の確定のメールを送信します。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。
書類選考通過のお知らせ、とても嬉しく思っております。

10/26(土) 17:00
上記の日程で面接選考に参加させていただきたいと思っております。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

ここまでは、企業から面接候補日を選択するように指示されてのメールに対する返信を行いました。

次の段落では、会社側から、すでに面接日程が決まっており、その日に面接に参加できるかどうかについて返信するパターンを紹介いたします。

事例2つ目 会社側から面接日程を指定されてメールが送られてくるパターンの例文

一次面接のお知らせです(○○工業株式会社)

○○○○ 様

この度は、弊社求人に応募いただき、ありがとうございます。
○○工業、採用担当です。

お送りいただきました応募データにもとづき書類選考させていただきました。
その結果、是非次のステップにお進みいただきたいと考えております。

早速ですが下記の日程でご来社いただき、面接させていただきたいと思いますので、
ご都合をお聞かせください。

なお、1週間以内のお返事がない場合は、ご辞退されたと判断させていただきますので
何卒ご了承のほど、お願い申し上げます。

-------------------------------
一次面接のお知らせ
-------------------------------
▼日  時  10月28日(月)18時00分開始【所要時間60分程度を予定】
▼場  所  新本社
▼持参物   履歴書・職務経歴書
▼連絡先   経営管理部人事労務課 採用担当
TEL : 00-0000-0000

※上記日程でご都合が悪い場合
予備日として、11月2日(土)を予定しております。
ご来社可能時間帯を複数あげていただき、
メールでご返信をお願いいたします。

※11月2日(土)もご都合が悪い場合
ご来社可能時間帯を複数あげていただき、
メールでご返信をお願いいたします。

○○○○ 様とお会いできることを楽しみにしております。
それでは、お返事をお待ち申しております。

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■
○○工業株式会社
経営管理部 人事労務課 採用担当
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

例文:面接日程の候補日を聞かれた場合の例文

会社側から指定された面接候補日に対して、日程連絡を行うパターンの返信文です。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。
書類選考通過のお知らせ、とても嬉しく思っております。
10月28日(月)は、大学でのゼミ発表があり、参加することが難しいです。
11月2日の予備日に面接選考を受けさせていただくことは可能でしょうか。
よろしくお願い申し上げます。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

送られてきた面接日程調整メール

企業側から面接日程確認のためのメールが送付されます。

Re:選考のご案内(○○工業株式会社)

○○○○様

お世話になっております。
○○工業 採用担当者です。

下記日程での面接のご来場を、宜しくお願いします。

【日時】 11月2日(土) 18時

【面接場所】本社:○○府○○市○○町

□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■
○○工業株式会社
経営管理部 人事労務課 採用担当
□■□■□■□■□■□■□■□■□■□■

面接日程調整メールへの返信例

企業の採用担当者に対して、日程調整メールの返信を行い、日程を確定させます。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。
面接日程調整の配慮をいただき、ありがとうございます。
11/2(土) 18:00
上記の日程で面接選考に参加させていただきたいと思っております。
当日は、よろしくお願い申し上げます。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

面接日程調整メール返信で押えておきたい基本マナー

面接日程調整メール返信で抑えておきたい基本マナーを紹介いたします。

メールに対する返信が出来るだけ早くするなど、基本を抑えるようにしましょう。

次は面接日程調整メール返信における基本マナーを紹介します。

意外と100通あれば20通ぐらいはマナー違反があります

宛名のミスなどは致命的ですし配慮できれば誰でも簡単に気づけることですのでネガティブな印象となってしまいます。

確実に基礎マナーを押さえて内定の確率を高めましょう。

押えておきたい基本マナーは

  • 面接官の日程確保はたいへん!すぐに返信するベシ!
  • タイトル・宛先は変更しない!「全員に返信」で返信すればOK
  • メール本文の構成内容は宛先・あいさつ・日程・締めの言葉・署名
  • 改行などをいれて、見やすい文章を心がける。
  • 装飾や、顔文字などは避けよう。

の5個です。

押えておきたい基本マナーを1つずつ解説していきます。

面接官の日程確保はたいへん!すぐに返信するベシ!

面接官は面接業務の他に、大量の事務処理を抱えています。

返信が遅れれば遅れるほど、面接の日程調整が遅れていきます

給与計算などの締めの時期などは、面接業務に時間を割くことは難しくなります。

返信が遅れると2週間後に面接となることもあり得ますので、24時間以内に返信することを忘れないようにしてください。

タイトル・宛先は変更しない!「全員に返信」で返信すればOK

タイトル・宛先を変更することはせずに全員に返信でメールを返信することにしましょう。

理由としては、タイトルと宛先を変更すると、これまでの面接日程の調整の経緯が消えてしまい採用担当者が混乱するためです。

関係者全員に送付されていないと、面接を担当する予定の社員に連絡がいかないことで、面接予定に狂いが出てしまう可能性もあります。

ヤフーメールを活用する場合、以下のように全員に返信を選びます。

Gmailを活用する場合、以下のように全員に返信を選びます。

Outlookを活用する場合、以下のように全員に返信を選択します。

メール本文の構成内容は宛先・あいさつ・日程・締めの言葉・署名

メール本文の構成内容は宛先・あいさつ・日程・締めの言葉・署名となっています。

メールの構成は基本的にフォーマットが決まっており、宛先に会社名・部署名・採用担当者名を記載します。

名前はフルネームで、マナーとして省略しないようにしてくださいね。

あいさつは、社会人になれば必ずお世話になりますから始めるようにしてください。

そして日程をいれて、締めの言葉を入れて、最後に署名を入れます。

メールの基本構造

①○○工業株式会社
採用担当 ○○様

②お世話になります。
◯◯大学〇〇学部の◯◯です。
面接日程調整の配慮をいただき、ありがとうございます。
③11/2(土) 18:00
上記の日程で面接選考に参加させていただきたいと思っております。
④当日は、よろしくお願い申し上げます。

  • ①:宛先
  • ②:あいさつと名乗り
  • ③:日程
  • ④:締めの言葉です

署名を最後に本来はいれますが、詳しい作り方を下記に紹介いたします。

署名のテンプレート

署名のテンプレートとしては、以下のように、大学名、学部名、名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

改行などをいれて、見やすい文章を心がける。

改行などをいれて、見やすい文章を心がけるようにしましょう。

理由としては、見た瞬間に改行などをしっかりとされた文章だと、読むほうも非常に丁寧な印象を受けるためです。

いい例

しっかりと改行されており、読みやすいです。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。
◯◯大学〇〇学部の◯◯です。
書類選考通過のお知らせ、とても嬉しく思っております。

10月28日(月)は、ゼミの発表日であり、参加することが難しいです。
11月2日の予備日に面接選考を受けさせていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけしますが
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

以上です。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

悪い例

改行が全くされていないと、以下のように非常に読みにくいメール文章となります。

○○工業株式会社
採用担当 ○○様

お世話になります。書類選考通過のお知らせ、とても嬉しく思っております。◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

10月28日(月)は、ゼミの発表日であり、参加することが難しいです。11月2日の予備日に面接選考を受けさせていただくことは可能でしょうか。よろしくお願い申し上げます。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

装飾や、顔文字などは避けよう。

文章を書く際には、装飾や顔文字などを避けるようにしましょう。

普通に文章を打つだけで良いです。

余計な装飾を入れると、それだけで軽い印象を受けてしまい、悪印象になる可能性があります。

超重要!メール返信がいい加減だと、印象が悪くなる

メールの返信がいい加減だと、印象が悪くなることがあります。

具体的には、あいさつ文の「お世話になっております」が抜けていたり、了解いたしましたといった文言を使ってしまう場合です。

了解は目上の者が目下のものに対して使う言葉であって、学生と面接官の間柄で使うものではありません。

会社に入ってからうっかり使うと、上司に怒られることもありますので、いまのうちに間違った文章は使用しないように注意しておきましょう。

学生気分が抜けないメールアドレスは要注意!

年配の人事部長クラスは、メールアドレスがいい加減かどうかをかなり深く見ています。

履歴書のメールアドレス欄を見たときに「メールアドレスがまともだな」というコメントをする人事部長もいます。

フリーアドレスを使う場合には、名前をアドレスにして、真面目な印象のものを使うほうが良いです。

いい例

名前が記載されていて非常にシンプルで良いです。

yamada-hirosi@●●●.com

悪い例

ギャンブルを連想させるようなアドレスになっており、非常に不安になります。

freedom-gogo777@●●●.com

またIT系などではhotmailなど古すぎるドメインを利用すると「ITリテラシーが低い」とみなされる可能性があります。

GoogleのGmailあたりが無難でおすすめです。

メール返信は全部で5ケース。例文をご紹介。

メールの返信は、全部で5ケースです。

例文を紹介いたします。

企業から面接日時を指定され、返信するケース

企業から面接日時を指定された場合には、日程の確認も含めて、その旨を文章に記載するようにしましょう。

例文

件名:一次面接日程について

株式会社○○
経営管理部 人事労務課 中途採用担当者様

お世話になります。
11/2(土)の面接を希望します。
勤務が14時まであるため、面接は16:30を
希望します。
よろしくお願いいたします。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

転職希望者が、面接日時を指定するケース

転職希望者が、面接日時を指定するケースでは、いくつか候補日を入れて面接日時を指定するようにしましょう。

例文

株式会社○○
○○様

お世話になります。
一次選考通過のご連絡、大変うれしく思っております。
選考に参加する日時は
・9月21日(土)
【PM】 18:00~
・9月23日(月)
【PM】 18:00~

上記日程を希望いたします。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

一度確定した面接選考日程を変更するケース

一度確定した面接選考日程を変更する場合は、相手に謝罪の言葉を入れてから選考日程の変更をお願いするようにしましょう。

例文

○○株式会社
管理部 人事担当者様

お世話になります。
大変申し訳ございませんが、面接日程の変更をお願いしたいと思っております。
面接当日にゼミの発表が急に入ってしまい、先日指定された選考日時に間に合いそうにありません。
9月21日(土)ではなく、9月23日(月)に変更して戴けませんでしょうか。
よろしくお願いいたします。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

面接日の当日に、遅刻またはキャンセルをするケース

面接日の当日に遅刻またはキャンセルする場合は、速やかにメール送信を行うようにしてください。

例文

株式会社○○ 採用担当者様

お世話になります。
大変申し訳ございません、体調不良になってしまい、本日の面接選考に参加することができません。
せっかくの面接の機会を頂いたにも関わらず、面接選考に参加できず、申し訳ございません。

*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

面接後のお礼を伝えるパターン

面接後にお礼を伝えるパターンとしては、選考を受けて、非常に志望度が高まったという内容を伝えるようにしましょう。

例文

株式会社○○ 人事課 ○○様

お世話になります。
一次面接選考通過のご連絡、大変うれしく思っております。
一次面接で、会社の将来性などを強く感じ、入社して活躍していきたいという強い気持ちを持ちました。
二次面接でも、よろしくお願い申し上げます。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

コラム:面接後のお礼を伝えるメールは効果抜群。第一志望の企業には絶対にやっておくべき

最終面接後、志望度が高い企業に対しては、絶対に強い意気込みをもって、メッセージを送るようにしましょう。

実際に内定を獲得した例文を掲載いたします。

○○工業株式会社 ○○様

お世話になっております。
先日は面接選考をしていただき、ありがとうございました。
貴社が第一志望で転職活動をしているため、
貴社からの選考結果が出ていない状況ですと、
私は次に進めません。
恐らく、結果はもう出てしまっていると思っています。
合否に関わらず、早いお返事をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
*******************************************
○○大学 ○○学部
(名前)
〒000-0000
○○府○○市○○町
Email:xxx@xxx.com
Tel :000-0000-0000(携帯)
*******************************************

面接候補日は、出来れば複数入れよう!

面接候補日は、出来れば複数入れるようにしましょう。

理由としては、採用担当者は採用業務以外の仕事を大量に抱えているため、複数の候補日がないと動けないためです。

最低でも2日間は日程を用意してあげてください。

採用担当者の目線にたって、複数の候補日を入れておく。

採用担当者が一番困るのは、「この日しか面接にいけない」という就職希望者です。

採用担当者は複数の業務を推進しており、非常にタイトな状況で仕事をしています。

とくに最近では、間接部門の人数を減らしている会社も多く、業務が回っていない会社も多いです。

複数候補日を伝えることで、少しでも担当者の負担を減らすように配慮をしてあげてください。

平日が、どうしても厳しい場合は、土日に対応してもらえないかなど、交渉を忘れずに。

平日に面接にどうしてもいけない場合は、土日に面接をしてもらえないかどうかなど、交渉をすることを忘れずにするようにしてください。

課長職などは休日出勤手当を支払う必要がないので、経営者も休日出勤を許可していることが多いです。

まとめ

面接のメール返信で大切なことは相手の立場に立って文章を書くことです。

メールの文章では特に、感情が伝わらない分、しっかりとした文章を書かないと悪い印象を与えかねません。

今回、紹介した実例は、実際に企業とのやり取りで使用した実際のメールの本当の実例です。

採用担当者の置かれている状況を察して、面接候補日は複数入れる、面接をキャンセルする場合には、丁寧に謝罪の文章を入れるようにしてください。

また、メールの文章に過度な装飾などを入れることはしないようにしてください。

一番大切なことは、採用を担当する面接官に好印象を与え、選考を突破することです。

内定獲得を目指して、全力を尽くしましょう!

この記事を書いた人

監修者
髙橋弘樹

著者・監修者の髙橋弘樹です。
人事・採用を10年以上の実務で

・1,000人を超える人の面接
・給料相場の把握
・経営側の考え方

を経験してきました。

このサイトではリアルな就職・転職の実情を発信していきます。ご参考になれば幸いです。
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