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【採用担当者が教える「面接辞退メール」の書き方】辞退理由と好印象な例文で穏便解決

更新日:

「面接を辞退したいけれど、どうすれば穏便に済ませることができるのだろうか」
「面接を辞退したら、怒られてしまうのではないかな」

就活をしていると、選考日程の重複や、あまり興味のない企業を受けてしまって、面接を辞退することもありますね。

面接を辞退すると怒られたりしそうで怖いということもあると思います。

でも、大丈夫です。

面接辞退で感情をあらわにして怒る人事は、ほとんどいません

私はこれまで約10年間、人事を経験してきました。

面接辞退のメールは山のように見てきたため、採用担当者の気持ちがよく分かります。

この記事を読めば、穏便かつ時間をかけず確実に、好印象を保ったまま、面接辞退をする方法を紹介していきます。

どんなコミュニケーションでも最後が大切です。

雑な対応であなたの格が下がらないように最後までチェックしてみてください。

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メールの書き方は面接日程メールの「全員に返信」で送る

メールの書き方として、面接日程メールの「全員に返信」でメールを送信するようにしてください。

「全員に返信」でメールを送信すれば、これまでの経緯が残るため、採用担当者もスムーズに対応することができます

不通に返信すると、「To」の人だけに返信することになってしまいます。

次は、面接日程メールがない場合の、メールの新規作成の方法について解説します。

面接日程メールがなければ新規作成し件名と宛先を入力

面接日程メールがなければ、新規作成し、件名と宛先を入力するようにしてください。

面接日程の確定メールがなければまだ、採用担当が面接スケジュールを組んでいない可能性があります

面接辞退メールの例文をご紹介します。

面接日程メールがない場合の、面接辞退メールの例文

メール件名

面接辞退のご連絡(○○大学4回生○○○○)

メール本文(例)

○○株式会社
管理本部 人事部
採用担当者 ○○様

お世話になっております。
○○大学4回生○○○○です。

先日は書類選考通過のご連絡を頂きありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、面接選考を辞退したいと考えております。
選考にお時間をかけて頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。
----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

次はメール送信にあたって注意すべき送り先の間違いについて解説します。

うっかり間違えると個人情報が洩れて大変なことになるので、チェックしてくださいね。

要確認!送り先に誤りがないか十分にチェックしよう

メールを送信する前に、絶対に送付先に間違いがないか確認するようにしてください。

送り先を間違えると個人情報が漏れてしまうためです。

特に面接選考のような重大なことが誤って人事担当部署以外に漏れると個人情報が流出することになります。

次は、穏便に面接辞退を行うための確実な方法について解説させていただきます。

コピペOK!穏便・確実な面接辞退メールの書き方と例文

「どうすれば穏便に済ませることができるような内容のメールを書けるのかな」と不安になってしまいますよね。

その対策として、穏便・確実な面接辞退メールの書き方と例文を紹介します。

そのままコピペで使っても問題ありません。

穏便・確実な面接辞退メールの書き方と例文

メール件名

面接辞退のご連絡(○○大学4回生○○○○)

メール本文(例)

○○株式会社
管理本部 人事部
採用担当者 ○○様

お世話になっております。
○○大学4回生○○○○

先日は書類選考通過のご連絡を頂きありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、面接選考を辞退したいと考えております。
選考にお時間をかけて頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。
----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

ここからは、面接辞退の理由の伝え方について解説します。

面接辞退の理由は当たり障りない内容でOK!

面接選考辞退の理由は当たり障りのない内容で問題ありません。

もっといえば理由を伝える必要性もありません。

理由としては、面接選考の段階ではお互い入社する義務もさせる義務もないためです。

辞退理由は、

  • 大学院に進学することになった
  • 海外留学することになった

などで構いません。

他社で内定をもらった場合の辞退理由

他社で内定を貰った場合は、素直に内定を貰ったと伝えるようにしても問題ありません。

競合他社であっても、いずれは転職先になる可能性も全く0ではありませんので、素直に他社で内定を貰ったと伝えるようにしてください。

コラム:面接辞退メールは就職・転職・バイトのどれも同じ

面接辞退メールは就職・転職・バイトのどれも同じです。

基本的には素直に本当のことをいう必要性はありません

他社に内定が出たというような答え方は避けるようにしてください。

ここからは、面接辞退の具体的な方法を解説します。

前日・当日の面接辞退は電話で連絡するべし!かならず配慮しよう

前日・当日の面接辞退は電話で連絡するようにしましょう。

前日・当日の面接辞退は、メールでは採用担当者が見ることができない状態にいることも多いためです。

ここまでは、具体的にどうすれば面接を穏便に辞退できるかを解説しました。

ここからは、面接辞退後に連絡がこないなどの、不測の事態に対する対応方法について解説します。

読み上げるだけでOK!面接辞退を電話で伝える会話の流れ

「面接辞退を電話で伝えたいけれど、どうすれば話せばいいのだろうか」と不安になりますね。

そこで、読み上げるだけで面接辞退を電話で伝えることが可能な、会話例を紹介します。

採用担当者がここで怒りをあらわにしたりすることは滅多にありませんので、参考にしてみて下さい。

面接辞退の会話例を紹介します。

面接辞退の会話例

学生「お世話になっております。わたくしは○○大学の○○と申します。採用担当者の○○様はいらっしゃいませんか」

受付「お世話になっております。わかりました。採用担当者の○○におつなぎいたします。少々お待ちください。」

採用担当者「お世話になっております。○○です」

学生「お忙しい中お電話してしまい申し訳ございません。実は、○月〇日に決定していた面接を辞退させていただきたいと思ってお電話いたしました」

採用担当者「大変残念ですが、わかりました。差し支えなければ辞退理由を教えて頂ければありがたいです」

学生「実は大学院進学することに決めました」

採用担当者「わかりました。」

学生「失礼いたします。」

電話を切って終わりです。

面接当日の辞退も可能!まずは電話で連絡しよう

面接当日の辞退も可能です。

但し、面接を当日になって辞退する場合には、必ず電話で連絡をいれるようにしましょう。

理由としては、メールでは面接当時に面接官に連絡が届かない可能性があるためです。

本社にいる本社人事が面接をする場合は問題ありませんが、ケースによっては地方で採用活動をしていることもあります。

そうした場合は、メールを確認できないことも多いので、必ず電話してあげてくださいね。

ここからは面接辞退メールの返信が来ない場合の対処法を解説します。

面接辞退メールの返信がなければメールまたは電話で確認しよう

面接辞退メールの返信がなければ、メールと電話で再確認をするようにしましょう。

採用担当者が忙しすぎて確認できていないケースが多いですし、確認しておくことで精神的にも余裕が持てます

  • メールで確認する方法
  • 電話で確認する方法

それぞれについて解説させていただきます。

メール・電話共に、本当にかんたんな内容で問題ありません。

メールで確認する方法(例文)

メール件名

面接辞退の件についてのご確認のお願い(○○大学4回生○○)

メール本文

○○株式会社
管理本部人事部
採用担当者 ○○様

お世話になっております。
○○大学4回生○○

先日は内定辞退のメールを送付させていただきましたが、もしお時間がございましたらご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

電話で確認する方法(会話例)

学生「お世話になっております。○○様はいらっしゃいますでしょうか」

受付「人事部の○○ですね。分かりました。少々お待ちください」

採用担当者「お電話ありがとうございます。○○です」

学生「お忙しい中ありがとうございます。先日、面接辞退のご連絡をさせて頂いたのですが、メールはご確認いただけましたでしょうか」

採用担当者「そうでしたか。確認と返信が遅れており申し訳ございませんでした。メールの確認を失念しておりました。申し訳ございません」

学生「この度は誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます」

採用担当者「○○様が他でも活躍されることをお祈りしております。では、これで失礼させていただきます」

電話が切れます。

まとめ

面接辞退については、メールで辞退しても問題ありません

どうしても連絡がつかない場合などは、メールではなく電話で辞退しても問題ありません。

内定辞退については細かい理由までを伝える必要性はありませんし、出来るだけ簡素に辞退の理由を伝えるようにしましょう。

自分が不利になるようなことは避けて下さい。

穏便に面接を辞退したい場合には、特に本当の理由を伝えることは避けるほうが無難であるといえます。

この記事を書いた人

監修者
髙橋弘樹

著者・監修者の髙橋弘樹です。
人事・採用を10年以上の実務で

・1,000人を超える人の面接
・給料相場の把握
・経営側の考え方

を経験してきました。

このサイトではリアルな実情を発信していきますの参考になれば幸いです。
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