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【失礼なく・明確に】内定辞退メールの書き方とコピペで使える例文の全て

更新日:

「内定を辞退するにはメールで終わらせてもいいのかな」
「内定を辞退するのに、理由を話す必要はあるのかな」

不安になりますよね。

内定辞退に関しては、メールだけで済ませて良いものかと悩む学生は非常に多いです。

人事に怒られないかなど、非常に気になってしまいますよね。

でも、問題ありません。

私は約10年間、人事として内定辞退者の対応をしてきました。

内定辞退は悪いことではありませんし、頻繁に起こることでもあります

この文章を読めば、好印象を保ったまま、内定辞退をスムーズに終わらせることができます。

コピペで簡単に内定辞退メールを送れますのでぜひ読み進めてください。

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Contents

コピペで使える!内定辞退のメールの例文(件名・本文)

内定辞退メールの作成をしようにも、印象良く表現しようと思うと時間がかかってしまいます。

ここでは、コピペでも好印象に伝わる内定辞退のメールの例文をご紹介いたします。

ぜひご活用ください。

内定辞退メールの例文(件名・本文)

メールの件名

内定辞退のご連絡(◯◯大学○○学部氏名)

メール本文

◯◯株式会社 人事部
採用担当 ○○様

お世話になっております。
◯◯大学○○学部の○○です。

先日は内定通知書を頂きありがとうございました。
せっかくの内定のご連絡を頂いたのですが、第一志望の企業より内定を獲得したため、御社の内定を辞退したいと考えております。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

内定辞退の本当の理由は書かない!採用担当者が納得する理由5選

内定辞退の本当の理由を書く必要はありません。

理由としては、下手に同業他社に内定を獲得した事実を聞いてしまうと、かえって悪印象を与える可能性が高いためです。

無難な内定辞退の理由について説明させていただきます。

内定辞退の理由1:第一志望の他社から内定が出たため

他社から内定が出たと会社名は伏せて内定辞退するのがおすすめです。

第一志望だった会社から内定が出たという答え方でも大丈夫です。

会社名は伏せて他社内定を伝えましょう

内定辞退の理由2:他に魅力的な会社があった

他に魅力的な会社を見つけたという理由で、これも会社名を伏せて伝えて問題ありません。

理由としては、他社に魅力を感じている以上、引き留めても会社に戻ってきてくれる可能性は低いためです。

会社名は伏せるようにしておきましょう。

内定辞退の理由3:会社で働いていくイメージが持てない

会社で働いていくイメージが面接や職場見学を通じて持つことが出来なかったということは、内定辞退の理由としては十分な理由となります。

会社で働いていくイメージが選考を通じて持てず辞退する方は多いので、内定辞退の理由として伝えても差し支えありません。

内定辞退の理由4:大学院に進学することが決まったため

内定を獲得したけれど、大学院に進学することが決まったため、内定を辞退するという学生は多いです。

実際の内定辞退でも、100人中5名程度は大学院進学で内定辞退をしていきます

大学院進学で内定を辞退する場合には、特に気にすることなくそのまま内定辞退を伝えましょう。

内定辞退の理由5:公務員試験に合格した

公務員試験に合格したという理由で内定辞退する方は非常に多いです。

民間企業の早期採用と公務員試験の合格通知は時期がずれるため、とりあえず民間で内定を確保しておいて、安定した公務員を受けるという戦略をとる学生もいます。

公務員よりも安定した職場はない、ということで民間企業の担当者も納得する理由の一つです。

採用担当者が納得する内定辞退の理由まとめ

  • 第一志望の他社から内定が出たため
  • 他に魅力的な会社があったため
  • 会社で働くイメージがもてないため
  • 公務員試験に合格したため

できるなら電話がベスト!読み上げるだけでできる内定辞退の伝え方

できるなら電話で内定辞退を行うことがベストであるといえます。

理由としては、メールよりも電話の方が誠意が伝わる傾向にあるためです。

実際の会話例を紹介させていただきます。

内定辞退の会話例

学生「わたくし、○○大学4回生の○○と申します。採用担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか」

受付「人事部の○○ですね。分かりました。おつなぎいたしますので、少々お待ちください」

採用担当者「はい。○○です。」

学生「お忙しいところ失礼いたします。○○様、現在、お時間いただいてもよろしいでしょうか」

採用担当者「大丈夫ですよ。」

学生「先日は、内定を頂きありがとうございました。実は、内定辞退をさせて頂きたいと考えております。」

採用担当者「そうですか。差し支えなければ辞退のご理由などをお伺いできれば幸いです。」

学生「御社と並行して面接選考が進んでいた企業から内定を頂きました。自分自身の適性から考えて、他社に行きたいと考えております。」

採用担当者「そうですか。大変残念ですが、わかりました。」

学生「内定を頂いたにも関わらず申し訳ございませんでした。また、ありがとうございました。」

採用担当者「いえ、とんでもございません。他社に行かれましてもご活躍されることをお祈りしております。では、失礼いたします。」

学生「失礼いたします。」

電話を切り、終了です。

内定辞退の方法は中途(転職)も同じ

内定辞退の方法は中途採用者も同じです。

基本的には辞退するために本当の理由を話すことはしなくても問題ありません

出来るだけ誠意をもって対応するようにしてください。

コラム:採用担当10年を経験した筆者が感じる内定辞退で感じること

筆者は、内定辞退をされても、特にそれが悪いことだとは感じません

理由としては、学生が納得をして就職をしないと、結局は早期離職につながっていくためです。

自分が納得できる会社に内定を獲得することが、学生自身にとっても、会社にとっても大きな利益になると考えています。

合わないと感じる会社に無理に就職することは良いことではないので、自分の入社したい会社に入社できるようにしてくださいね。

ここまでは、内定辞退メールの作成の仕方や、理由、人事側の内定辞退に対する想いなどを伝えさせて頂きました。

次では、気になる内定辞退をしたあとの対応について解説させていただきます。

気持ちよく内定辞退を終わらせる具体的な方法を網羅していますので、ぜひ、読んでみて下さいね。

「内定辞退メールの返信」には返信しよう!気持ちもスッキり!

内定辞退メールの返信には、学生からメール返信を行いましょう

そのまま放置するよりも気持ちもスッキリします。

内定辞退メールの返信事例を紹介いたします。

内定辞退メールの返信に返信するためのメールの例文(件名・本文)

メール件名

内定辞退の承諾を頂き、ありがとうございます。

メール本文

株式会社〇〇 人事部採用担当者 ○○様

お世話になっております。

内定辞退の承諾を頂き、ありがとうございます。
今回は、面接選考等にお時間を割いて頂いたにも関わらず、このような結果になってしまい、大変申し訳ございませんでした。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

「内定辞退メール」の返信がない場合の対処法2つ

内定辞退メールの返信がない場合、会社が入社式の準備や内定式の準備にかかってしまっている可能性があります

返信がない場合は、再確認するようにしましょう。

内定辞退メールの返信がない場合の対処法として、対処法が2つあります。

  • 直接電話で伝える
  • メールで確認依頼をする

の2つです。

詳細を説明させていただきます。

対処1:直接電話で伝えよう!読み上げるだけでできる内定辞退の会話の流れ

直接電話で伝えることで確実に採用担当者に内定辞退を伝えることができます

また、メールよりも電話を好む採用担当者も存在するため、電話で内定辞退を伝えることも有効な手段の一つです。

学生「わたくし、○○大学4回生の○○と申します。採用担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか」

受付「人事部の○○ですね。分かりました。おつなぎいたしますので、少々お待ちください」

採用担当者「はい。○○です。」

学生「お忙しいところ失礼いたします。○○様、現在、お時間いただいてもよろしいでしょうか」

採用担当者「問題ありませんよ」

学生「内定辞退メールに対して返信を行ったのですが、お読みなっていただけたでしょうか。」

採用担当者「はい。拝読いたしました。」

学生「本来は出向いて謝罪するべきなのかもしれませんが、メールへの返信という形で終わらせてしまって申し訳ございません。」

採用担当者「いえいえ、とんでもございません。他社に行かれましても、ご活躍をお祈りしております。失礼いたします」

電話を切り、終了です。

担当者が不在の場合は、伝言を伝えてもらうよう依頼する

電話をかけてみても担当者が不在の場合は、受付に伝言を伝えてもらうように依頼するようにしましょう。

学生「○○大学4回生の○○と申します。担当者の○○様はいらっしゃいますか」

受付「○○は現在、外出しておりまして、席を外しております。」

学生「そうですか。では、ご伝言をお願いできないでしょうか」

受付「わかりました」

学生「内定辞退の件で採用担当者の○○様にメールを送信しておりますので、出来ればご確認お願いいたしますとご伝言ください」

受付「わかりました。お伝えしておきます。では、失礼いたします」

電話を切り、終了です。

留守番電話に切り替わってしまったらメッセージを残して完了

電話をしても留守番電話になってしまうこともあり得ます。

留守番電話に伝言を入れるようにしてください。

学生「お世話になっております。○○大学4年生の○○と申します。先日は内定を頂きありがとうございました。非常に申し上げにくいのですが、内定を辞退させて頂きたいと考えております。よろしくお願い申し上げます。留守番電話で失礼いたします。」

対処2:メールで確認依頼をする

メールで確認依頼を行うようにしましょう。

確認依頼文の例文をご紹介させていただきます。

メールによる内定辞退メールへの確認依頼の例文

メール件名

内定辞退メールのご確認の件について

メール本文

○○株式会社人事部採用担当者〇〇様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の〇〇です。

先日、内定辞退メールを送付させていただきました。
念のためにご確認いただき、返信を頂ければ幸いです。

----------------
署名
◯◯大学○○学部
○○○○(氏名)
----------------

※「念のためにご確認できたらご返信いただけると幸いです。」という控えめな依頼にとどめておきましょう。

本当にお世話になった人事担当者は個別に会って感謝を伝えるのも大切

本当にお世話になった人事担当者には、個別に会って感謝を伝えるのも大切です。

仮に競合他社に入社したとしても、情報交換や近況報告などでつながることも大切な要素となってくるためです。

また、新卒で入社した会社の競合他社は、もしも数年後に転職を検討した場合、転職希望のリストに入ってくる可能性があります。

出来るだけ人とつながるという意識を持つようにしてくださいね。

まとめ

内定辞退については、企業の採用担当者にとっては確かに好ましい出来事ではありません。

しかし、本命企業に入社するためには避けて通ることはできないステップです。

出来るだけ好印象を保ったまま、内定辞退を行うようにしましょう。

メールだけでも内定辞退を行うことは可能ですが、もしもメールの返信が来ない場合などは、電話をする必要性が出てきます。

内定辞退の本当の理由を人事担当者に伝える必要性はありません。

出来るだけ当たり障りのない理由で内定辞退をするように心がけて下さい

この記事を書いた人

監修者
髙橋弘樹

著者・監修者の髙橋弘樹です。
人事・採用を10年以上の実務で

・1,000人を超える人の面接
・給料相場の把握
・経営側の考え方

を経験してきました。

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