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【例文コピペ可&読み手に好印象】選考辞退メールの正しい書き方とテンプレの全て

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【例文コピペ可&読み手に好印象】選考辞退メールの正しい書き方とテンプレの全て
「選考辞退をしたいんだけど、メールでいいのかな。人事に怒られたりしないかな」
「選考辞退をしたけれど、また受けたくなったら受けることはできるのかな」

選考辞退は慎重に行わないといけません

一度辞退したらそれでもうその会社を受けることはできなくなるためです。

また、メールで選考辞退をするだけではなく、場面に応じて電話もすることが望ましいといえます。

私はこれまで約10年間、人事を経験し、選考辞退の対応を行ってきました。

選考辞退メールで好印象を残すポイントとして、簡潔な文面とタイミングがあります。

この文章を読めば、選考辞退の際に失礼がなく好印象を保ったまま、簡単に内定辞退を行うことができます

選考辞退をしようと考えている人は、しっかりと対策しないと最悪な印象を残すことになります。

しっかり読んでいってください。

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Contents

【重要】選考辞退の前に知っておくべきデメリット2個

「選考辞退なんてして大丈夫かな」と不安になっている学生は非常に多いです。

選考辞退をすると、デメリットが2つあります。

  • 選考辞退したら取り消せない
  • 様々な企業を見る機会を失うことになる

それぞれについて解説します。

デメリット1:辞退したら取り消せない

一度でも選考辞退をすると、再度辞退した企業を受けることはできなくなります。

もう選考に挑むことはできなくなるので、注意が必要です。

選考辞退をするときは2度とその会社を受けないという覚悟が必要です。

デメリット2:さまざまな企業を見る機会がなくなる。見れるのは学生の間だけ

企業をたくさん見ることが出来るのは学生だけの特権です。

社会人になると忙しくなり、時間がとれなくなるため、転職を考えても会社を見る時間はありません。

学生時代の時間がある間に、できるだけたくさんの企業を見るようにしてください。

また、選考を続けて受けることで、社会勉強や自己分析をすることは、将来必ず役に立ちます

ここからは、選考辞退メールで相手に好印象のまま、辞退する方法を伝えます。

選考辞退・面接辞退の方法はメールが基本

「選考辞退をどうやってすればいいのかな」と悩まれる学生さんは非常に多いですが、悩むことはありません。

選考辞退と面接辞退は、メールで済ませても問題ないためです。

内定辞退と違ってまだ入社日も決まっていないため、メールでOKです。

当日・前日の選考辞退は「電話+メール」で確実に伝えよう

面接当日や前日の選考辞退はメールと電話で伝えましょう。

メールだけでは面接官に届かない場合も多いので、電話とメール両方をするようにしましょう。

就活・転職のどちらも選考辞退の方法は同じ

就職活動においても転職活動においても、選考辞退の方法は変わりません

電話とメールの両方で確実に選考辞退を伝えるようにしてください。

次は、選考辞退メールの具体的な書き方を紹介します。

そのままコピペで使えるので、ぜひ使ってみて下さい。

選考辞退メールの正しい書き方とコピペで使えるテンプレ例文

「選考辞退メールの書き方がわからない。どうしたら正しいメールを打てるのかな」

と悩んでいる方のために、正しい書き方とコピペでそのまま使える例文を紹介します。

宛先は採用担当者

メールの宛先は採用担当者で良いです。

メール件名は用件が分かるように書く

件名は「選考辞退について(氏名)」のように、件名だけでメール本文が分かるようにしてください。

メール本文はシンプルに書く

本分は出来るだけ文字数を少なく、シンプルに書くようにしてください。

文字数が多くなると、それだけで読むほうも時間がかかってしまいます

コピペで使える例文

コピペで使える選考辞退メールを紹介いたします。

メール件名

選考辞退について(○○大学4回生○○)

メール本文

○○株式会社
管理本部人事部
○○様

お世話になっております。
○○大学4回生の○○と申します。

先日は選考通過のご連絡ありがとうございました。
大変身勝手な申し出で失礼しますが、この度は選考を辞退いたします。
申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。

---------------------------------------
○○大学4回生○○○〇
電話番号 000-0000-0000
メールアドレス xxxx@xxxxx.co.jp
---------------------------------------

メールを送る時間は朝8時台とお昼12時から13時は避ける

メールを送る時間は、先方の都合を考えるようにしてください。

特に朝の8時代は朝礼でメールを見ることができない可能性が高いですし、お昼休みの12時から13時は休憩時間で席を外している可能性があります。

相手に負担をかけない時間帯に送信するようにしてください。

次は、選考辞退を会話で伝える方法を紹介します。

メールだけでは連絡が届いているか不安だという方や、緊急で連絡をとらなければならなくなった場合は必ず電話で連絡する必要があります。

社会人としてのマナーでもありますので、今のうちにしっかりと確認しておきましょう。

選考辞退を電話で伝える会話例

「選考辞退メールを送ったけれど返事が来ない。どうすればよい?」

メールを送信しても返信がない場合や、緊急事態の場合は電話で辞退を伝える必要性があります。

選考辞退を電話で伝える必要があるケースは緊急性があるとき

面接前日や当日に辞退をする場合には、電話で連絡する必要性があります。

連絡がつながらないと、面接官が待ちぼうけを食らう可能性があるためです。

私もそうでしたが、面接に来る予定の人が当日に連絡なく来ないと、時間を無駄にした気分になり腹立たしかったです。

電話でのやり取り例

「電話は苦手だな。」と電話をすることが億劫な学生も多いと思います。

実際顔の見えない相手と会話する電話は精神的にしんどいものがあります。

そこで、会話例を紹介します。

会話例

学生「○○です。人事部の○○様はいらっしゃいませんか」

受付「お電話ありがとうございます。○○ですね。お取次ぎいたしますので、少々お待ちください」

採用担当者「はい。○○です。」

学生「お世話になっております。実は、明日の面接選考なのですが、辞退させていただきたいと思っております」

採用担当者「そうですか。大変残念ですが、他社でのご活躍をお祈りしております」

採用担当者との会話が終わったら、向こうから受話器を下すのを待ちます。

通話が終わったら、そっと受話器を下ろしましょう。

社会人としてのマナーでもあります。

大切な方のお電話は先に切らず、切れたことを確認するまで受話器で確認するのがポイントです。

電話をかける時間帯は午前10時から11時、午後は14時から16時が良い

電話をかける時間帯は、相手が最も電話に出やすい時間帯を選ぶようにしましょう。

朝の8時から9時は朝礼などをしていることもありますし、午後12時から13時はほとんどの会社がお昼休憩です。

電話をかける時間は午前10時から11時、午後は14時から16時にするようにしましょう。

ただし基本的にはいつ電話をしても「失礼」になるレベルではありません

気になるようでしたら自分の都合の良い時間にかけても不採用になるレベルのものではありません。

安心して電話をしましょう。

次は、辞退の理由についてどう答えたらいいのか困ったときに使える辞退理由を紹介します。

辞退の理由を聞かれたらコレを使え!採用担当者が納得する辞退理由3個

「選考辞退の理由って、どう答えたらいいの?」と不安になってしまう方もいると思います。

そこで、好印象を保ったまま選考辞退できる理由について解説します。

辞退理由1:やりたいと思っていた仕事内容とは違ったから

自分の想像していた仕事と、違ったという理由を伝えるようにしてください。

面接官も「入社後にミスマッチがなくてよかった」と納得できます。

辞退理由2:イメージと違ったため

実際に面接を受けてみて、イメージと違ったと辞退していく学生も非常に多いです。

これも入社後のミスマッチにならなくてよかったと人事は納得します。

辞退理由3:他社で内定が出たから

他社が内定が出たからでも問題はありません。

会社名などは言いたくなければ言わないほうが良いといえます。

コラム:待遇などの理由は伝えない方がベター

新卒は待遇を理由とした選考辞退は避けた方が良いといえます。

職歴のある中途採用者のように即戦力になる可能性があれば待遇面で折り合いがつかないことはありますが、新卒は待遇を要求する立場にないためです。

採用担当者に納得してもらえる内定辞退の理由をもっと知りたい方はこちらの記事「【失礼なく・明確に】内定辞退メールの書き方とコピペで使える例文の全て」も参考にしてください。

【失礼なく・明確に】内定辞退メールの書き方とコピペで使える例文の全て

「内定を辞退するにはメールで終わらせてもいいのかな」 「内定を辞退するのに、理由を話す必要はあるのかな」 不安になりますよね。 内定辞退に関しては、メールだけで済ませて良いものかと悩む学生は非常に多い ...

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コラム:「他社で内定が出たから」は失礼じゃないの?

他社で内定が出たからと伝えないほうがいいという意見もありますが、特段失礼ではありません。

他社に内定が出る学生=他社も欲しがる優秀な学生だということが多いためです。

会社名までは伝える必要性はありませんが、他社で内定が出たからと伝えることは失礼なことではありません

まとめ

選考辞退・面接辞退はメールでも問題ありません

但し、前日や当日になって辞退する場合は、相手に伝わらない恐れがあるため、出来れば電話もすることが望ましいといえます。

内定辞退と異なり、面接辞退や選考辞退はそこまで大きな問題となることはありませんので、メールで済ませるようにしましょう。

また、辞退の理由については、聞かれれば答えるというスタンスで問題ありません。

この記事を書いた人

監修者
髙橋弘樹

著者・監修者の髙橋弘樹です。
人事・採用を10年以上の実務で

・1,000人を超える人の面接
・給料相場の把握
・経営側の考え方

を経験してきました。

このサイトではリアルな就職・転職の実情を発信していきます。ご参考になれば幸いです。
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